Montes del Plata

¿Quiénes son los contratistas que se han desempeñado mejor?¿Cómo lo hacen?

Con un caudal de 400.000 registros que crece constantemente, hoy nuestra solución basada en Sharepoint analiza en tiempo real los datos del departamento de silvicultura de Montes del Plata, área clave en el desempeño de la pastera. Y genera reportes a medida de las necesidades específicas de cada usuario y contexto. Así, es capaz de aportar información vital para cualquier interrogante relacionada al desempeño de sus bosques, que se extienden a lo largo de 140.000 hectáreas.

Los invitamos a conocer por dentro el trabajo que desarrollamos desde 2012 para Montes del Plata. Y le agradecemos a nuestro cliente por la disposición y por permitirnos compartir esta historia que construimos juntos, en una relación de confianza e idea y vuelta permanente que crece día a día.

Problema y demanda original

Para su departamento de Silvicultura, Montes del Plata contaba con una planilla Excel, la cual se actualizaba manualmente y se podía visualizar en SharePoint. Esos datos generan indicadores que van trazando la evolución de las plantaciones de la empresa (MDP tienemás de 500 campos sin contar los arrendados). Era una solución estática, poco flexible: Montes del Plata planteó la necesidad de aprovechar al máximo el valor de esa información. El desafío: generar una solución capaz de almacenar y darle todas las garantías a la enorme cantidad de información que genera la empresa. Y ser capaz de dar paso más aportando habilidades analítica de negocio para generar reportes customizados para cada usuario en tiempo real.

La carga de datos implicaba muchas horas del equipo, con el peligro del margen de error humano.

Hoy, MDP cuenta con reportes customizados que le permiten evaluar el desempeño de los contratistas y tomar decisiones basadas en datos. Por ejemplo, la empresa entrega bonos, definidos por índices de mejoras y rendimientos. Antes esos bonos no siempre respondían a la realidad lo que para la empresa significaba inversiones equivocadas.

Cada contratista tiene una labor en la plantación. Por ejemplo: limpieza del terreno, surcos para la plantación. Cada error puede costar muy caro en toda la cadena. Una desviación de 1 centímetro entre plantín y plantín, afecta el crecimiento de todo lo que hay alrededor.

Año a año, dependiendo del presupuesto destinado y del aprendizaje de errores, van agregando nuevos estándares para mejorar el trabajo de los contratistas, que se traduce en impactos directos en la eficiencia de la pastera. ¿Por qué? Porque el período de crecimiento del árbol es muy extenso. La materia prima es lo que más inversión requiere para la pastera y, además, entre plantación y plantación el campo necesita de un “tiempo muerto” sin plantar. Por eso se invierte tiempo y dinero en la buena labor de los contratistas. Es básicamente lo que apoya la inversión, la toma de decisiones, el tiempo y la productividad de una pastera.

La Solución:

Plan de apoyo integral:

Desarrollamos una plataforma de manejo flexible de datos, que genera reportes según las necesidades de negocio. Hoy hay 400 mil registros. Es imposible para una persona alguien analizar ese caudal y tomar decisiones, mucho menos de generar reportes según la información necesaria para cada tarea. Hoy nuestro cliente tiene un documento que define la planificación del gasto del próximo año: inversión, recortes, costos, y eso se apoya en nuestra solución. Más y mejores datos, gráficos y reportes configurados según las necesidades en menos tiempo y con mayor rigor permitieron a nuestro cliente generar una planificación del gasto futuro respaldada en el historial de su propia información.

Lo que empezó con una reconstrucción de gráficos, hoy es un proyecto que ya está en su cuarta fase. En base a toda la información recabada desde 2012 y a un algoritmo que detecta fallos (error del contratista, interno, del auditor), podemos generar una solución a futuro que muestre en qué se falló para luego tomar mejores decisiones: en qué zona plantar, qué especie de Eucaliptus (manejan 3 y cada uno se comporta distinto según el clima). l proyecto es totalmente dinámico. El cliente configura todo lo que quiere graficar y cómo hacerlo a través de la herramienta Reporting Services (SSRS), que hoy genera reportes dinámicos. Se pueden introducir nuevas medidas, índices. Y esos cambios se resumen en una línea y se genera un reporte nuevo, que se anexa a los anteriores, y permite contar con todos los datos en tiempo real.

Centro de carga de datos

Otra fase del proyecto requiere también una solución de centro de carga de datos. Y es que el cliente recibe 500 ingresos de aproximadamente 300 contratistas, con 20-30 datos cada uno. Es necesario validar cada una de esas entradas. Es la información vital para generar el reporte.

Detección de errores de gestión

La solución permitió detectar un error en una fórmula de Excel. Se corrigieron y optimizaron las fórmulas. Adicionalmente, para que lo pudieran hacer de manera sencilla, sin necesidad de capacitarse, se creó una planilla con las funcionalidades necesarias, con compartimientos que puedan ser reutilizados. Hoy, todas las fórmulas que usa la empresa, funcionan de manera correcta, evitando el margen de error manual. Por otra parte, a esas fórmulas sólo accedían algunas personas. En una próxima etapa todos los contratistas y auditores registrados ingresan a las planillas que luego valida MDP.